%20(1).png)
Heeft het zin om sneller te werken als je niet “de juiste dingen” doet? Als je podcast #2 over mijn visie op timemanagement geluisterd hebt, ken je mijn mening al. Ik zal je dan ook niet leren hoe je sneller dingen kan doen die je niet vooruit helpen. Ik zal je enkel helpen om dingen die belangrijk zijn in minder tijd te doen. Die dingen die je helpen bewegen in de richting van je ideale leven. In #3 breek ik die beweging op in vijf stappen. Gordels om, we knallen richting droomleven.
Hoe zet je je visie om in actie?
Om onze tijd beter te leren gebruiken, gaan we niet voor de klassieker “kijk wat je kan schrappen”. Als het zo makkelijk was om te schrappen en los te laten, dan hadden we het waarschijnlijk al gedaan. En als we tijd vrij maken zonder stil te staan bij wat we ermee willen doen, dan gaat die tijd zich gewoon opnieuw vullen met zaken die er niet toe doen.
Daarom kijken we naar wat we willen bereiken. Waarvoor wil je tijd vrijmaken? Voor een bepaalde levensstijl of om aan bepaalde passies of projecten te werken waarschijnlijk. Het sleutelwoord hierbij is richting.
Stap 1: bepaal je visie
Een visie betekent iets anders voor iedereen. Voor mij is visie het beeld van waar jij naartoe wil gaan. Hoe ver in de toekomst, hoe vaag of concreet: dat bepaal je zelf. Om je visie te bepalen kan je journalen, visualiseren of aan mindfulness doen. Ik stel mezelf simpelweg een dag in mijn leven voor in de toekomst (over 3 tot 5 jaar) die ik van ‘s ochtends tot ‘s avonds doorloop.
Met die oefening kom je tot een indicatie van je waarden, van de mensen die je rond je wil. Het doel is niet om die dag daarna van A to Z te gaan recreëren. Het is wat erachter ligt dat belangrijk kan zijn. Om die visie vast te houden, kan je een vision board maken of een zin die je richting geeft. Ook als je ze niet op deze manier gebruikt, is het nuttig om je visie er er af en toe opnieuw bij te nemen.
Onthoud wel dat je visie niet in steen is gebeiteld. Wees niet bang om je visie bij te stellen of zelfs helemaal om te gooien. Dat je je visie nooit bereikt, betekent niet dat je gefaald hebt. Je kan altijd van richting veranderen, maar een visie helpt je om vooruit te geraken.
Stap 2: formuleer ideeën om in de richting van je visie te bewegen
Je weet waar je ongeveer naartoe wil. In stap 2 bedenk je hoe je daar kan geraken. Welke stappen kan je zetten - klein of groot? Wat moet je op korte of lange termijn doen om die visie te bereiken? Als je in je visie met een team samenwerkt, dan moet je bijvoorbeeld stappen ondernemen om een team uit te bouwen. Loop je in je visie elke dag een halve marathon, dan kan het interessant zijn om eerst te trainen voor vijf kilometer.
Noteer de taken of projecten die je moet ondernemen om stappen te zetten in de richting van je visie. Voeg aan je lijst daarna alle kleine en grote projecten toe waar je vandaag al aan werkt.
Stap 3: verdeel en heers
Begin met die projecten te markeren die deel uitmaken van je day to day business, of waar je echt niet aan kan ontsnappen. Aan deze projecten kan je ongeveer 70 % van je tijd spenderen. De resterende 30 % van je tijd gaan we besteden aan écht belangrijke zaken.
Stap 4: doe een kritische check
Nu gaan we die projecten op je lijst bekijken die niet day-to-day zijn en niet in brand staan.
Staan er zaken op de lijst waarvan je het niet zou merken als je ze niet uitvoert?
Bij welke items zou je opgelucht zijn als je ze niet langer zou moeten meezeulen?
Welke van de projecten zijn “shoulds” of hebben te maken met “other people's priorities” (en niet die van jou)?
Welke van deze items zijn goede ideeën maar hebben eigenlijk niets te maken met iets wat je inspireert, kwaad maakt of je aanspreekt?
Voldoet een project aan één van bovenstaande checks, duid het dan aan. Je kan ze gaan elimineren (radicaal verwijderen) of delegeren. Waarom elimineren? Je hebt bepaald dat ze niet nodig zijn. Blijken ze achteraf gezien toch écht belangrijk, dan komen deze projecten vanzelf wel weer op je lijstje terecht.
Stap 5: maak een shortlist
Nu wordt het moeilijk: we gaan prioriteren in de projecten waarvan jij weet dat ze jou en je bedrijf richting je visie kunnen bewegen. Kill your darlings dus. Om een shortlist te maken, stel je jezelf opnieuw een aantal vragen
Stel je voor: je bent met een vriend het belangrijkste aan het vieren dat je het afgelopen jaar hebt gedaan. Welk item op deze lijst zou dit dan zijn?
Welke van de items op de lijst bezorgt je buikpijn bij het idee dat je het volledig van de lijst zou halen, omdat je het zo graag wil doen?
Voor welk van de items op de lijst zou je zonder problemen twee uur vroeger opstaan of twee uur overwerken?
Welke van de items op de lijst zal, eens het af is, het belangrijkste zijn dat je in vijf jaar hebt gedaan?
Welk item zal je op dit moment het dichtste bij je ideale leven brengen?
Idealiter kom je door deze oefening op één idee uit, maar het kunnen er ook drie zijn. Als dat het geval is, kies dan het idee dat het beste uit vraag 3 komt. Voila, je hebt een lijstje met je prioriteiten!
Ik vind het zelf altijd eng om te zien wat er blijft liggen, maar weet dat uitstel geen afstel is. Als je aan een beperkt aantal projecten tegelijk werkt, is je aandacht minder verspreid en kan je sneller iets afwerken. Sneller aan het volgende item op je lijst beginnen dus!