Beheers timemanagement met deze vier handvaten

Over time management is al veel gezegd en geschreven. Toch voeg ik er in aflevering #2 van The Time Hub podcast ook nog mijn eigen visie aan toe. Omdat ik geloof dat mijn bredere visie ook jou kan helpen om je ducks in a row te krijgen.

Wat is timemanagement?

Timemanagement wordt gezien als een manier om meer gedaan te krijgen in minder tijd. Voor mij klopt dat niet helemaal. Het gaat er namelijk om de juiste dingen gedaan krijgen in minder tijd. Dingen die er niet toe doen sneller gedaan krijgen, is niet hetzelfde als productief zijn. Want wat helpt dat je vooruit? Toch blijven trainingen over time management vaak beperkt tot het optimaliseren van je plannen, het organiseren van je werk en het gebruiken van de juiste tools.

Niet als het van mij afhangt dus. Productief zijn is met de juiste dingen bezig zijn en ze met zo weinig mogelijk tijd en moeite gedaan krijgen. Wat zijn de “juiste” dingen? Die acties die jou en je bedrijf vooruit helpen. Daarvoor werk ik met een framework dat uit vier zones bestaat, die elk hun impact hebben op jouw productiviteit.

1. Interne soft skills: mindset en awareness

Mindset is de verzameling van jouw limited beliefs en gedachtes. “Ik mag pas rusten als al mijn werk is afgerond”, “hoe meer uren ik werk, hoe productiever ik ben” of “als ik een steek laat vallen in het huishouden ben ik een slechte moeder”. We hebben elk onze eigen verzameling die onze mindset vormgeeft. Bewust omgaan met die mindset rond tijd en productiviteit is een belangrijke pilaar van mijn visie. Verwacht je dus aan nog enkele stevige podcasts hierrond.

Awareness is je bewust zijn van jezelf en je mindset. Zelfkennis is het begin van alle wijsheid en dat is hier niet anders. Zo ben ik bijvoorbeeld impulsief en chaotisch, en heb ik een manier van plannen ontwikkeld die daar mee werkt, in plaats van het tegen te werken. Klassieke timemanagementheorieën zijn vaak one size fits all. Ik geloof dat je een manier van werken zoekt die past bij jou. Awareness kan je hierbij helpen. In deze zone situeren zich zaken als perfectionisme, uitstelgedrag, motivatie en discipline.

2. Interne hard skills: plannen en organiseren

Als hard skills zijn plannen en organiseren zaken die je relatief snel onder de knie krijgt. Je hebt bovendien niet veel factoren van buitenaf nodig om ze toe te passen. Dit is de zone waar timehacks en slimme trucs zitten.

Onthou dat dit een traject van trial & error is. Niet elke hack zal voor jou werken. Je probeert vanalles uit en een aantal hacks zullen deel worden van je productiviteitsregime en andere niet. Werkt iets niets voor jou? Wees niet bang om het snel overboord te gooien. “Organiseer je volgens ervaring, niet volgens dogma” is niet voor niets één van mijn favoriete quotes.

3. Externe soft skills: communicatie & focus

Niemand werkt op een eiland: jouw minutieus opgemaakte planning kan snel in de war gestuurd worden door een klant met een dringende vraag of de crèche die plots aan de lijn hangt. Hoe je met de buitenwereld interageert, is een skill waar je je hele leven op blijft trainen maar die je veel kan opleveren. Richt je omgeving zo in dat je afleiding minimaliseert en jij je aan je planning kan houden. Maar weet dat onverwachte zaken altijd kunnen gebeuren.

Hier situeren zich skills als focus, delegeren en correct communiceren.

4. Externe hard skills: systemen & tools

Ik ben gek op nieuwe systemen en tools. Op zoek gaan naar tools die voor mij werken, uitpluizen hoe ik ermee omgaan en ze optimaliseren voor gebruik in mijn bedrijf: zalig! Maar wel iets om kritisch op te zijn. Een goede tool helpt je vooruit, maar een slechte kan je net zo goed tegen werken. Daarom is het belangrijk je tools regelmatig te evalueren. Tools die jouw leven makkelijker maken, vormen samen je productiviteitssysteem. Daar heb ik nog héél veel over te vertellen.

Stilstaan om vooruit te gaan, ook in je bedrijf

Tools en systemen evalueren sluit aan bij het laatste aspect van mijn visie op timemanagement: stilstaan. De review. We maken graag grootse plannen, maar eens we willen implementeren, dan komt het leven langs en pakt het ons mee. Voor je het weet, ben je twee maanden verder en weet je niet meer wat je op die leuke brainstormdag bedacht had. Daarom sta ik stil bij mijn processen, mindset en plannen. Ik kijk wat er nog werkt en wat ik achterwege moet laten.

Met dit framework wil ik tonen dat timemanagement breed is. Misschien focus je al een hele tijd op één zone en vraag je je af waarom je niet meer tijd hebt? Ik hoop dat ik je hiermee op weg help in je zoektocht naar meer tijd en juiste keuzes.