%20(1).png)
Ik geloof in de kracht van organiseren: als alles een plaats heeft gekregen, kan je echt veel tijd besparen. De reden waarom ik organisatietips zo geweldig vind? Ik ben zelf van nature nogal chaotisch. Deze tips hebben mij geholpen om mijn tijd beter te gaan inrichten.
1. Hou een klok in het zicht als je aan het werk bent
Met je ogen op de klok heb je een beter besef van tijd en hoe je die spendeert. Laat je horloge elk uur eens piepen, hang een ouderwetse klok op of werk met een pomodoro-timer: 15 minuten op sociale media scrollen wordt ineens een serieus probleem als je jezelf maar een uur voor een bepaalde taak gegeven hebt.
2. Label all the things.
Label fysieke dingen zoals kabeltjes, opladers en de potjes spaghetti in je vriezer. Zo moet je niet iedere keer elke kabeltje proberen als je je camera wil opladen, of ontdooi je niet per ongeluk je pot chocolade-ijs voor het avondeten. Maar ook digitale zaken labellen spaart je veel tijd en ergernis. Of ben jij nog nooit een kwartier in je downloadmap kwijtgeraakt op zoek naar die ene factuur met de bizarre naam ded8a845a.pdf? Meteen een logische naam aan documenten geven, kan je later heel veel onnodige stress besparen.
3. Geef alles een vaste plaats
Opnieuw een regel voor zowel je digitale als fysieke voorwerpen. Zo komen foto's bij mij altijd in een bepaalde folder terecht, facturen hebben hun eigen plek, notities en taken staan in hun eigen applicatie. Ook fysiek pas ik dit toe: sleutels liggen altijd aan de voordeur, mokken staan in die kast, notitieboekjes verdwijnen aan het eind van de dag in de lade. Als alles een eigen plek heeft, is het een pak makkelijker om orde te houden. Zonder een vaste plek loop je het risico dat je alles van locatie tot locatie blijft verslepen. Als je steeds opnieuw moet bedenken waar je iets zal opbergen, dan verlies je telkens headspace. Bedenk dus voor alles wat je nieuw in huis haalt, waar het terecht moet komen bij een 'opruimbeurt'.
💡 Tip: maak een mindmap met alle info die je dagelijks of wekelijks bijhoudt. Dit kan je eventueel een weekje noteren: welke mailtjes krijg je binnen, waar neem je screenshots van. Kortom, welke informatie wil je op langere termijn bewaren? Zet het in een mindmap en bedenk wat de meest logische plek is om die informatie of bestanden te bewaren.
4. Never do anything twice without templating it
Dit is iets waar ik heilig in geloof. Of het nu een mailtje is dat je regelmatig uitstuurt, een proces dat je vaak herhaalt, een bepaalde manier waarop je notities van boeken wilt nemen, een basisoutline van een blogpost, een weekmenu: zodra je een proces meer dan één keer moet herhalen, bedenk dan hoe je hier voor jezelf een template van kunt maken. Dat maakt het niet alleen voor jezelf de volgende keer gemakkelijker, maar ook als je iets zou willen gaan uitbesteden. Dan heb je alle informatie al klaarliggen. Denk dus eens na over de processen in je onderneming of je privéleven: wat herhaal je regelmatig? Welke e-mails verstuur je altijd opnieuw? Heb je vragenlijsten die je klanten altijd moeten invullen? Is er een video die je voor elke klant opnieuw maakt? Template it!
5. Zorg voor checklijstjes
Je hoofd is een waardeloos kantoor waar alles verloren raakt. Of je nu een lijstjespersoon bent of niet, je hebt checklijstjes nodig in je leven. Hoe meer checklijstjes je voor jezelf kan maken, hoe minder je op je hoofd moet vertrouwen en hoe kleiner de kans is dat je iets vergeet. Ik gebruik checklijstjes zowel voor werk als voor privé.
Ik geef bijvoorbeeld regelmatig webinars voor mijn bedrijf. Je zou denken dat ik dan weet wat er allemaal moet gebeuren, niet? Toch ga ik elke keer opnieuw in paniek kijken of ik de "replay" wel heb aangezet. Met een checklist kan ik aftoetsen of ik alle stappen wel heb gedaan en niets vergeten ben. Het geeft me zo veel rust.
Privé gebruik ik bijvoorbeeld een checklist als we op reis gaan: de inpaklijst. Je denkt dat je weet wat je nodig hebt, maar je vergeet altijd iets. (En terugkeren omdat je het hondeneten op het aanrecht hebt laten staan, is écht een domper op de vakantievreugde.)
6.De 10-minute clean-up
Ik heb nogal de neiging om dingen rond te laten slingeren. Verschrikkelijk als je dat dan allemaal moet beginnen opruimen in het weekend. Een van de manieren om dit te vermijden is om elke dag een 'clean-up' van 10 minuten te gaan doen. Beslis dag per dag welke ruimte je gaat aanpakken, zet een timer van 10 minuten en go! Door met jezelf af te spreken dat je het maar 10 minuten moet doen, is de kans veel groter dat je het doet. Zo kan je in het weekend met de voetjes omhoog een koffietje drinken. Hetzelfde kan je doen voor je digitale systemen. Elke dag 10 minuten opruimen in je documenten kan een wereld van verschil maken.
Alright en dat waren ze!
De 6 snelle organisatietips die jou al ontzettend vooruit kunnen helpen bij het beter organiseren van je spullen. Benieuwd hoeveel tijd ze jou gaan besparen!