Successtrateeg Eline Massin over focus, taken uitbesteden en succes

De tiende aflevering van The Time Hub Podcast besloot ik eens niet op mijn eentje vol te kletsen, maar een gast uit te nodigen. Wie beter dan successtrateeg Eline Massin, die een grote impact heeft gehad op hoe de komende maanden er voor mij zullen uitzien. Hoe ze dat deed, hoorde je misschien al in aflevering 5. Ik was deze keer vooral benieuwd naar haar visie op timemanagement, productiviteit en succes.

Foto door: ByNouchka

Wie is Eline Massin?

• Successtrateeg & oprichter Terraswijvenclub

• Organiseert business retreats in de zon

• Houdt van een goed glas rosé

De centrale vraag in Elines business is “wat betekent succes voor jou?”. Ze legt uit. “Dat kan omzet zijn, de vrijheid om te reizen, de balans tussen werk en privé. Ik begeleid ondernemers en kmo’s bij het vinden van een strategie die voor hen werkt. In andere woorden, het creëren van een business die voor hen als succesvol aanvoelt. Dat kan financieel zijn maar ook heel andere vertalingen hebben.”

Daarbij vertrekt Eline telkens van een droom. Die kan pas realiteit worden als het uitgesproken wordt. Daarom moeten haar klanten absoluut vertellen hoe hun droomleven eruit ziet. Dat heb ik trouwens ook moeten doen. Eng om het uit te spreken! Maar als je echt productief wil zijn, moet je bepalen waar je naartoe wil en hoe je hier gaat geraken. Daarbij is die droom cruciaal. Ik herinner me nog heel goed onze allereerste meeting waarin ik als multipassionate met 101 dingen afkwam die ik wou doen.

Heel herkenbaar voor Eline: “Ik heb verschillende projecten maar het doel, de droom is hetzelfde, en dat zorgt voor focus. Dat zeg ik mijn klanten ook: step by step en met een concreet plan ga je vooruit.”

Een vraag die mij bezighoudt is hoe je die keuzes maakt als ondernemer. “Ik heb daar onlangs een worksheet over gemaakt,” vertelt Eline, “omdat het de vraag is die ik het vaakst krijg. Dit is een simpele oefening die ik ook meegeef:

• Maak een brainstorm van alle ideeën die er zijn. Leg ze allemaal op tafel.

• Bedenk welk project of idee jou het meest vooruit gaat brengen richting je doel.

• Focus focus focus.

Ik ben zelf ook met heel veel bezig en dat lukt niet als ik niet heel veel afblok. Als ik niet heel bewust keuzes maak, dan geraak ik niet bij die doelen. Dus dat is mijn tip: kiezen kiezen kiezen.”

Focus hebben én houden

Hoe zorg je dat je voor jezelf de grenzen afbakent en je focus behoudt? “Ik ga je geen populair antwoord geven,” zegt Eline. “Ik breng momenteel minder tijd door met vrienden en familie. Ik zit in een beginfase, een groeifase. Het is niet evident voor mensen rond mij die geen ondernemer zijn om dat te snappen, maar dat is een keuze die je maakt. Ik zorg er wel voor dat ik wat dingen voor mezelf doe, zoals sporten en keramiek. De uren die voor mij zijn, die bewaak ik. Dat is een bewuste keuze waar mijn batterijen van opladen.”

De introvert in mij vindt dit een mooie boodschap: ook als je het heel druk hebt, is je tijd voor jezelf heilig. Vaak gaan we die vrije uren die er zijn, gaan opvullen met vrienden en familie. Als je daar niet van oplaadt, dan maak je beter op je eentje een wandeling. Eline gaat verder: “die momenten waarop ik sport of aan keramiek doe, zijn voor mij momenten dat ik mijn werk kan loslaten. Mijn vrienden gaan het niet graag horen, maar door in gesprek te zijn, krijg ik allemaal nieuwe ideeën. Dan ben ik weer met het werk bezig. Die mallemolen tot rust brengen, kan ik alleen op mijzelf.”

Over plannen en milestones

Naast haar eigen projecten, werkt Eline ook voor klanten. Hoe zorgt ze dat je dat allemaal gedaan krijgt? “Door te werken met keymilestones. Deze maand is de focus voor mij bijvoorbeeld passief inkomen genereren. Dan ben ik niet bezig met de ontwikkeling van mijn aanbod of efficiëntie in mijn zaak, maar werk ik tijdens de uren dat ik “aan mijn zaak werk” enkel aan dat passief inkomen. Wat wordt het product? Wat moet er gebeuren voor e-mailmarketing, ads? Er is een heel duidelijke focus. In september is mijn focus de retreat, in oktober werk ik aan iets nieuws. Zo probeer ik mijn hoofddoel van een maand heel duidelijk af te bakenen. Hierdoor heb ik het gevoel dat ik efficiënt en doelgericht kan werken. Dat zou niet zo zijn als ik met vier doelen per maand zou werken.”

Dit combineren met klantenwerk is een uitdaging. “Het is voor mezelf ook wel een zoektocht geweest,” geeft Eline toe. “Ik probeer mijn eigen klanten een beetje op te voeden. Aan de start van ons traject maken we duidelijke afspraken over bereikbaarheid en zo. Vaak zijn ze daar wel blij om. Als ik bij mijn klanten voel dat ze me écht dringend nodig hebben, dan ben ik er. Maar ben ik met mijn eigen to do’s bezig, dan kan hun vraag gerust een paar uur wachten. Soms schiet ik in een stress want die klant heeft natuurlijk voor mijn diensten betaald, maar soms is 8 of 24 uur later antwoorden ook oké.”

Tip: bepaal voor jezelf “ik ben blij als mijn klant binnen X aantal uur antwoord heeft”. Dt hoeft niet binnen het uur te zijn. Dat is onhaalbaar en zo kan je niet aan je eigen taken werken. (Check zeker aflevering 8 over omgaan met externe prikkels als je dit moeilijk vindt.)

Uitbesteden: nu of nooit?

Een vraag die ik heel graag wil stellen is wat bij Eline energie zuipt of welke zaken ze typisch blijft uitstellen? Hoe gaat zij hiermee om?

“Ik ben deels als ondernemer gestart omdat je in een corporate structuur vaak gedwongen wordt om een bepaalde tijd een repetitieve taak uit te voeren. Eens het nieuwe eraf is en het geen uitdaging meer is, dan wil het niet meer uitvoeren,” biecht Eline op. “Ik wil mezelf constant voeden met nieuwe dingen. Repetitieve dingen laat ik liever aan mensen die daar blij van worden. Zo kan iedereen in haar zone of genius werken.”

“Daarom heb ik sinds kort Delphine onder de arm genomen als copywriter. Het is altijd eng om de eerste keer iets uit te besteden. Het gaat over geld, een investering die je maakt. Maar eens je voelt dat het rendeert, dan wil je alleen maar meer. Ik heb intussen ook Silke Van Den Broeck ingeschakeld die technische zaken van mij overneemt en na mijn vakantie heb ik een hele lijst gemaakt met dingen die ik ga uitbesteden. Als je vaak 1-op-1 werkt, is je tijd erg kostbaar. Ik moet wel schakelen met andere personen als ik vooruit wil en mezelf wil blijven uitdagen. Dus ik denk ‘wat wil ik mezelf aanleren en wat kan ik aan een expert uitbesteden die het veel sneller kan doen?’ Ik zoek sowieso nog een tweede mij, dus als iemand eentje kent, laat het mij weten.”

Veel ondernemers lijken te denken dat ze tot op een bepaald punt moeten wachten om dingen uit te besteden. Ik vraag me af hoe Eline daar tegenaan kijkt? Eline denkt even na: “Mijn antwoord op die vraag is veranderd ten opzichte van een tijd geleden. Het is altijd een risico, een vast bedrag per maand aan iemand betalen om me te helpen, maar ik denk dat we daar inderdaad veel te lang mee wachten. Ik had onlangs een klant die zei ‘ik ben nog maar drie maand open, moet ik dat nu al doen?’ Terwijl niet uitbesteden voor haar erop neer kwam dat ze haar eigen groei saboteerde. Is het een flexijobber, een jobstudent, een stagiair: er zijn genoeg mogelijkheden om te ontdekken wat het voor je betekent als je iets niet meer zelf moet doen. Als je ermee kan spelen en je hebt de nood, doe het dan.”

Tip: documenteer wat het kost en wat het je opbrengt (hoeveel uren kan je nu bijvoorbeeld anders besteden). Als dat opweegt, dan zou Eline het altijd doen.

Eline vertelt over een oefening die ze deed met haar coach Veronica Demarest. “Welke taken wil ik graag uitbesteden en wat vraag ik voor mijn eigen dienst?” Een voorbeeld: hoeveel kost een copywriter, hoeveel tijd kost het jou om input te geven en hoeveel tijd bespaart het je die je kan gebruiken om je eigen werk te doen. Als je die oefening maakt, dan heb je snel gekozen. Het komt erop neer hoeveel je tijd je waard is.

“Als starter hebben we het zeker allemaal zelf gedaan, maar er komt een moment waarop je beseft dat je een duurzaam bedrijf wil bouwen,” zegt Eline. “Snel succes is leuk, maar niemand van ons wil een trend zijn en daarna verbleken. Het is niet erg om iets trager te gaan met de juiste mensen rond je. Beseffen dat je ‘s avonds tijd hebt met je gezin, om een bad kan nemen. Dat kan alleen met anderen en ik zie het hefboom effect al van de mensen rond mij.”

Elines grootste uitdaging? Stoppen met werken

“Ik ben een gepassioneerd werkpaard,” lacht Eline. “Meestal luister ik naar de signalen van mijn lichaam, maar dan ben ik eigenlijk al aan het flirten met mijn grens en ben ik al twee uur te lang bezig. ‘s Avonds werken doe ik nog als iets dringend is, maar niet meer elke dag. Ik moet vaker zeggen “Eline, ‘t is genoeg voor vandaag. Ga maar iets anders gaan doen dat je leuk vindt.” Mijn partner is ook zelfstandig en je steekt elkaar aan hé. We trekken wel sneller aan elkaars mouwen.”

Als er één timemanagementhack is die helpt om productief te zijn, dan is het focus. “Die focus is mijn stokpaardje. Als je productief wil zijn, beslis dan wat je consumeert, waar je tijd en aandacht aan besteedt, en wat niet. Ik werk zelf met een vaste structuur in mijn agenda, blokken waarvan ik weet dat het klantenwerk is of werk voor mezelf. Die deel ik dan in per week. Zo is de verleiding minder groot om op die momenten andere dingen te gaan doen.” Klanten kunnen in bepaalde blokken inboeken en vrijdagnamiddag is exclusief voor Eline. “Dan kan ik naar de kapper gaan of aan een project werken.”

Lightning round

• Je favoriete tool of applicatie in je business

• Instagram omdat ik connecteren heel belangrijk vind. Het is het kanaal dat me heel dicht bij de mensen heeft gebracht waar ik zo lang naar op zoek ben geweest. Met 500 volgers was ik destijds al volboekt. Dat geef ik ook mee aan mijn klanten. Je hoeft geen 10K volgers te hebben om van je business een succes te maken.

• Jouw grootste inspiratiebron als ondernemer

• Dorien Camps van Bossy en mijn mama

• Je favoriete drankje

• Rosé

• Het boek dat elke ondernemer gelezen moet hebben?

• No Rules Rules van Erin Meyer en Reed Hastings - over de founder van Netflix, die een heel andere bedrijfscultuur heeft opgezet. Heel charmerend om te lezen.

• Stel - je draait volgend jaar een zieke omzet - naar welk land ga je op reis om het te vieren?

• Costa Rica of Fiji

• Wie is de knapste acteur?

• Jude Law, Richard Gere (prachtige stem) en Hugh Grant in Notting Hill

• De mindset quote die jou altijd vooruit helpt

• You have to believe it, before you see it.

• en tot slot - wat kunnen mensen van jou verwachten in de komende periode, waarvoor kunnen ze bij jou terecht en waar kunnen ze je vinden?

• Ik werk aan iets spannends met Justine Seynaeve.

• Ik speel met het idee om een pre-traject aan te bieden, omdat ik denk dat ik klanten al vroeger op hun reis kan helpen.

• Mijn grote droom is om een eigen kantoor te hebben waar ik andere start-ups kan verwelkomen.

Meer Eline? Check haar website en Instagram.